Suelen surgir muchas preguntas cuando existe la necesidad de validar documentos para utilizarlos a nivel internacional. Este trámite se necesita por distintos motivos, ya sea por estudios, trabajo, matrimonio, u otros supuestos legales que deban surtir efecto en el extranjero.
¿Por qué debo legalizar mis documentos?
Es obligatorio que cualquier documento que se presenta fuera del país de origen ante organismos oficiales, esté debidamente legalizado para que sea válido.
La legalización en sí certifica la autenticidad de un documento así como la legitimidad de la firma del funcionario y su cualificación para firmarlo.
¿Cómo se obtiene la legalización de un documento?
Todos aquellos documentos públicos requieren ser legitimados a través de la Apostilla de La Haya o la legalización pertinente, según las directrices propias de cada país.
Entonces, ¿por qué necesito una traducción jurada?
En el caso de documentos públicos redactados en un idioma diferente al del país donde serán presentados, es necesario contar con una traducción jurada (siempre y cuando exista la figura del traductor jurado en el país en el que se va a utilizar la traducción. En algunos países no existe y la traducción se legaliza de otra manera). La razón es que además de hacerlo comprensible para el ente administrativo al que corresponda, le otorga la validez de haber sido firmado y traducido por un traductor jurado (certificado como tal, oficialmente).
Cabe resaltar, para evitar confusiones, que la traducción jurada se realiza como gestión posterior a la tramitación de apostillado o legalización.
¿Qué es la Apostilla de La Haya?
El Convenio de La Haya celebrado el 5 de octubre de 1961, permite el reconocimiento mutuo de documentos a través de la Apostilla de La Haya.
La Apostilla de La Haya a su vez es una certificación en forma de sello u hoja que acompaña a un documento público para avalar su autenticidad en países extranjeros pertenecientes a este tratado que suma un total de 114 países firmantes.
Es decir, tanto el país de origen como el país de destino, donde se presentará la documentación, deben ser firmantes del Convenio de La Haya para que el apostillado sea válido.
¿Es obligatoria la traducción de la Apostilla de La Haya?
A veces las apostillas están emitidas directamente en varios idiomas, en cuyo caso con indicar el nº de la apostilla y la fecha suele ser suficiente. Si no está en varios idiomas, -alguno de los cuales sea válido en el país de destino-, es obligatorio que vaya traducida, o al menos referenciada.
¿Qué países pertenecen al Convenio de La Haya?
El listado completo de países que actualmente (mayo de 2020) están integrados en el Convenio de la Haya son: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Bahrein, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bolivia, Bosnia-Herzegovina, Botsuana, Brasil, Bulgaria, Burundi, Cabo Verde, Chile, Chipre, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, EE.UU., Estonia, Eswatini, Fidji, Filipinas, Finlandia, Francia, Georgia, Granada, Grecia, Guatemala, Guyana, Honduras, Hong Kong, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazajistán, Kirguistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, República Dominicana, Rumania, Rusia, Saint-Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y Granadinas, Samoa, San Marino, Santo Tomé y Príncipe, Serbia, Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Tayikistán, Tonga, Trinidad y Tobago, Túnez, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu, Venezuela.
Por extensión se aplica a:
REINO UNIDO: Anguila, Jersey, Bailía de Guernsey, Isla de Man, Bermuda, Territorio Antártico Británico, Islas Caimán, Islas Falkland, Gibraltar, Montserrat, Santa Elena, Islas Turks y Caicos e Islas Vírgenes.
PAÍSES BAJOS: Antillas Holandesas y Aruba.
PORTUGAL: todo el territorio de la República.
¿Cómo se tramita la Apostilla de La Haya?
Un error común es creer que el traductor se encarga de este trámite, pero este proceso es previo a la traducción jurada y lo ha de llevar a cabo el interesado. La gestión de este trámite, así como las sedes para solicitarla, dependen de los requisitos y regulaciones de cada país.
En el caso de España, por ejemplo, los organismos competentes para conceder la Apostilla, según la página web de asuntos exteriores son:
Para documentos que provengan de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los expedidos por el ministerio público, por un secretario, oficial o agente judicial:
- Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.
Para documentos que hayan sido autorizados por vía notarial y documentos de carácter privado cuyas firmas hayan sido certificadas por Notario:
- Decano del Colegio Notarial respectivo o Miembro de su Junta Directiva.
Para documentos extendidos por autoridades y funcionarios de la Administración Central (incluido el Registro Civil Central)
- Ministerio de Justicia. C/ San Bernardo, 45, entrada por C/ Manzana, 28071 MADRID. Tfno: 913 902 011
El resto de documentos públicos que no procedan de los órganos de la Administración Central: los interesados podrán acudir a los procedimientos del punto 1 y 2, según les convenga.
¿Cómo es el formato de apostillado?
Los datos que incluye el modelo de Apostilla de La Haya son:
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
- País …………………………………………………………….
El presente documento público
- ha sido firmado por ……………………………………………
- quien actúa en calidad de …………………………………….
- y está revestido del sello/timbre de ………………………….
Certificado
- en ……………………….. 6. el día ………………………….
- por …………………………………………………………….
- bajo el número ………………………………………………..
- Sello/timbre:…………… 10. Firma …………………..
¿Qué hago si mi país no pertenece al Convenio de La Haya?
En los países que no sean firmantes del Convenio de La Haya se deberá hacer la legalización de los documentos vía diplomática o consular para que tengan validez según las normativas y gestiones necesarias e individuales de cada país.
¿Cómo se tramita una legalización?
En el supuesto anterior, se hará en función del carácter del documento público que se vaya a legalizar. En España existen las siguientes vías de legalización:
- Judicial: Para todos aquellos documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios judiciales) y documentos que se refieren al estado civil (acta de nacimiento, matrimonio, defunción, certificados capacidad matrimonial, fe de vida y estado, etc.).
1-Presidencia del Tribunal Superior de Justicia de la C.A. correspondiente
2-Ministerio de Justicia
3-Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
4-Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.
-Notarial:
Se refiere a todo documento certificado y/o legitimado por un Notario.
1-Colegio Notarial correspondiente
2-Ministerio de Justicia
3-Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
4-Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.
Los documentos académicos o de estudios:
Se rigen según su legalización por normativa específica (Orden del Ministerio de Educación y Cultura de 16 de abril de 1990.BOE núm. 94, de 19 de abril).
Los documentos de la Administración General del Estado y/o de Organismos Autónomos:
Para su legalización la firma debe ser reconocida por los servicios competentes del Ministerio correspondiente.
Los servicios competentes en cada Departamento Ministerial deben tener firma reconocida en este Ministerio para su posterior legalización.
Los documentos de las Administraciones Publicas Territoriales:
*Comunidades Autónomas
Si la Comunidad Autónoma ha regulado dicho procedimiento se legalizan en el organismo que establece su normativa específica. Se continúa en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y por último en la Representación Diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto el documento.
*Entidades locales
Se puede usar cualquiera de los tres procedimientos siguientes:
1-Vía Judicial
2-Vía Notarial
3-Acudir a la Dirección General para la Administración Local (Subdirección General de Régimen Jurídico Local) del Ministerio de Administraciones Públicas donde se reconocerá en el documento la firma.
Las firmas de la mencionada Dirección General constan depositadas en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para su reconocimiento, y las de este Ministerio en la Representación diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto la documentación.
Los documentos privados:
Las firmas de estos documentos se deben legalizar por “Vía Notarial”.
Y para finalizar, las certificaciones procedentes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos:
Se debe consultar con la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Tlf: 91 379 16 06 (08)(09).
En V.O. somos expertos en traducción jurada, y será un placer ayudarte con documentos con la Apostilla de la Haya.